administrar o tempoÉ bem possível que, em algum ponto da sua vida, você tenha assistido a uma aula de gerenciamento do tempo, lido sobre o assunto em livros, e tentado usar uma agenda eletrônica ou manuscrita para organizar, priorizar e agendar o seu dia. “Por quê, com todo esse conhecimento e esses artifícios,” você poderia perguntar, “eu ainda me sinto incapaz de fazer tudo o que tenho de fazer?”

Segundo Joe Mathews, Don Debolt e Deb Percival, co-autores do novo livro “Street Smart Franchising,” a resposta é simples. Tudo o que você aprendeu até aqui sobre a administração do tempo é uma total perda de tempo, por que nada disso funciona.

Antes mesmo de começar a administrar o seu tempo, você precisa saber o que é o tempo. Um dicionário define o tempo como “o ponto ou período no qual os eventos ocorrem.” Trocando em miúdos, tempo é quando as coisas acontecem.

Há dois tipos de tempo: o tempo do relógio e o tempo real. No tempo do relógio, há 60 segundos em um minuto, 60 minutos em uma hora, 24 horas em um dia e 365 dias em um ano. Todo o tempo passa de forma igual. Quando alguém completa 50 anos, ele tem exatos 50 anos, nem mais nem menos.

No tempo real, todo tempo é relativo. O tempo voa ou arrasta-se dependendo do que você está fazendo. Duas horas no departamento de veículos motorizados podem parecer 12 anos. E contudo os nossos filhos de 12 anos de idade parecem ter crescido em apenas duas horas.

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Qual dos dois tempos descreve o mundo no qual realmente vivemos, o tempo real ou o tempo do relógio?

A razão pela qual os mecanismos e sistemas de administração do tempo não funcionam é que esses sistemas são concebidos para administrar o tempo do relógio. O tempo do relógio é irrelevante. Você não vive no tempo do relógio nem tem acesso a ele. Você vive no tempo real, um mundo no qual o tempo voa quando você está se divertindo, ou arrasta-se quando você está preparando a sua declaração de renda.

A boa notícia é que o tempo real é mental. Ele existe entre os seus dois ouvidos. Você o cria. Tudo o que você cria, você é capaz de administrar. Está na hora de remover toda a auto-sabotagem ou auto-limitação que você constrói em torno de “não ter tempo suficiente,” ou de hoje não ser “a hora apropriada” para iniciar um novo negócio ou para administrar o seu atual negócio de forma adequada.

Há somente três maneiras de gastar o seu tempo: em pensamentos, conversas e ações. Seja qual for o tipo do seu negócio, o seu trabalho é composto por estes três ítens.

Como empreendedor, você pode ser frequentemente interrompido ou empurrado em diferentes direções. Ainda que você não possa eliminar as interrupções, você tem o poder de decidir quanto tempo gastar com elas e quanto tempo gastar em pensamentos, conversas e ações destinadas a conduzi-lo ao sucesso.

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Pratique as técnicas abaixo para tornar-se senhor do seu próprio tempo:

  • Carregue uma agenda e registre todos os seus pensamentos, conversas e atividades por uma semana. Isso vai ajudá-lo a saber o quanto você pode realizar no curso de um dia, e para onde o seu precioso tempo está indo. Você verá quanto tempo é efetivamente gasto na produção de resultados, e quanto tempo é desperdiçado em pensamentos, conversas e ações improdutivas.
  • Toda atividade ou conversa que for importante para o seu sucesso deve ter um tempo reservado para ela. Listas de afazeres ficam cada vez mais longas, ao ponto de tornarem-se inexecutáveis. Agendas de compromissos funcionam. Agende compromissos consigo mesmo e crie blocos de tempo para pensamentos, conversas e ações de alta prioridade. Assinale a hora em que começarão e terminarão. Tenha a disciplina de honrar esses compromissos.
  • Planeje gastar pelo menos 50% do seu tempo ocupado com os pensamentos, atividades e conversas que produzem a maior parte dos seus resultados.
  • Agende o tempo das interrupções. Planeje o tempo que será subtraído daquilo que você está fazendo. Tome, por exemplo, o conceito de “horas para o escritório.” Não é esse conceito uma outra forma de dizer-se “interrupções planejadas”?
  • Reserve os primeiros 30 minutos de cada dia para planejar as 24 horas seguintes. Não inicie o dia antes de completar o seu plano do tempo. O tempo mais importante do seu dia é o tempo que você reserva para agendar o tempo.
  • Tome cinco minutos antes de qualquer chamada ou tarefa para decidir qual resultado você espera atingir. Isso irá ajudá-lo a vislumbrar a aparência do sucesso desejado antes de começar. E isso também fará o tempo andar mais lentamente. Tome cinco minutos após toda chamada ou tarefa para determinar se o resultado desejado foi alcançado. Se não, o que ficou faltando? Como inserir o que ficou faltando em sua próxima chamada ou atividade?
  • Pendure uma placa de “Não Perturbe” quando você precisa absolutamente concluir um trabalho.
  • Pratique não atender o telefone só por que ele está tocando, e e-mails só por que apareceram. Desconecte as mensagens instantâneas. Não dê a sua atenção automática às pessoas, a não ser que seja absolutamente crucial em seu negócio oferecer uma resposta humana imediata. Em vez disso, agende um tempo para responder emails e retornar chamadas telefônicas.
  • Bloqueie distrações como o Facebook e outras formas de mídia social, a não ser que você utilize essas ferramentas para gerar negócios. Lembre-se que é impossível conseguir que absolutamente tudo seja feito. Lembre-se também que há uma grande chance de que 20% dos seus pensamentos, conversas e atividades produzem 80% dos seus resultados.
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Marco Fernandes

ProLucro Consultoria Empresarial

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