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Como fazer as pessoas pararem de interromper as suas reuniões

Como fazer as pessoas pararem de interromper as suas reuniõesReuniões são o tormento da vida de quem trabalha em escritórios, mas elas são ainda mais dolorosas quando você não consegue concluir o seu pensamento, por que certas pessoas interrompem o tempo todo. Além de gritar “cale a boca!”, o que você pode fazer para impedir esse tipo de indelicadeza? A consultora Soraya Darabi aborda esse tópico complicado.

Você nunca deve ter ouvido alguém dizer, “Mal posso esperar por essa reunião!”

Mas apesar de ninguém gostar de reuniões, elas são um item necessário no mundo dos negócios e, felizmente, há maneiras de torná-las menos enfadonhas. Mesmo se você fizer tudo para tornar a reunião eficiente e interessante, porém, ela ainda poderá ser detonada por interrupções inesperadas e indesejadas.

O primeiro passo é estabelecer regras claras no início da sua próxima reunião, com o objetivo preciso e declarado de obter reuniões/apresentações mais efetivas.

A chave para uma grande reunião é a preparação antecipada (inclusive cuidando para que as pessoas certas estejam na sala), metas claras para a reunião, uma agenda definida e um bom moderador para manter todo mundo na linha.

É sempre bom também ter “próximos passos” claros, bem como o envio de notas posteriores a todos os presentes, só para se ter certeza de que todos estão lendo pela mesma página.

Definir quem está no comando.

Estabeleça um claro líder/moderador para a sua reunião. Essa pessoa deverá delinear quais são as metas da reunião – em essência, o que você espera obter ao reunir esse grupo de pessoas.

Criar uma agenda.

É imperativo que uma agenda clara exista e seja distribuída antes de qualquer outra coisa. A sua agenda deve delinear as várias partes da reunião, e ter horários claros para cada seção/atividade, bem como um horário definido de “início e fim.”

Estabelecer intervalos.

Defina intervalos, e momentos nos quais feedback e perguntas sejam benvindos. Se a sua reunião for durar mais de uma hora, você precisará de intervalos. É importante pedir às pessoas que desativem os alarmes de seus celulares, de modo que você possa ter a sua exclusiva atenção enquanto estiverem juntos. Os intervalos servem para as pessoas checarem o email, retornarem ligações e darem uma voltinha para relaxar.

Redirecionamentos durante a reunião.

Se as pessoas se desviarem do tópico durante a reunião, o moderador precisa sentir-se com a autoridade de redirecionar a atenção, e trazer todos de volta à trilha prevista na agenda. Interrompa os “desgarrados” com delicadeza, lembrando-lhes que haverá espaço mais tarde para que todos possam suprir feedback.

Um grande truque é distribuir blocos de notas, onde todos são convidados a rabiscar idéias/perguntas que surgirem – em essência, um lugar onde eles possam estacionar uma eventual idéia que aparecer, de modo que eles não temam perdê-la – e possam ter uma referência a ela e levantá-la quando chegar o momento apropriado.

Reuniões produtivas são aquelas onde todos sentem que o seu tempo foi bem empregado, e onde eles realizaram em equipe alguma coisa que não poderia ser obtida individualmente. Todos verão com bons olhos o processo utilizado, se o mesmo cumprir a meta estabelecida pela reunião.

Marco Fernandes

ProLucro Consultoria Empresarial

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