Controle Financeiro: Otimizando a Gestão do Seu Fluxo de Caixa.O caixa é o rei, quando se trata da gestão financeira de uma empresa em fase de crescimento. O intervalo compreendido entre a hora de pagar os seus fornecedores e empregados, e a hora em que os clientes pagam-lhe as suas faturas, formam a base do problema, e a sua solução é a gestão do fluxo de caixa. Em sua definição mais simples, a gestão do fluxo de caixa significa o adiamento das saídas de dinheiro pelo maior tempo possível, e ao mesmo tempo encorajar todos que lhe devem dinheiro a pagar-lhe tão rápido quanto possível.

Prepare projeções de fluxo de caixa para o ano seguinte, para o trimestre seguinte e, se você estiver caminhando sobre areia movediça, para a semana seguinte.

Uma precisa projeção de fluxo de caixa pode avisá-lo sobre a encrenca, bem antes de ela desabar sobre a sua cabeça.

É preciso compreender que planos de fluxo de caixa não são tentativas de previsão do futuro. Eles são palpites ponderados que equilibram um número de fatores, incluindo os históricos de pagamentos de seus clientes, a sua própria meticulosidade em identificar os seus gastos vindouros, e a paciência dos seus fornecedores. Fique atento para não supor injustificadamente que as suas contas a receber continuarão a ser honradas no mesmo ritmo do passado recente, que os prazos das suas contas a pagar continuarão a ser estendidos como vinham sendo até aqui, e certifique-se de que você incluiu despesas tais como aumentos de capital, juros e amortizações de empréstimos, e que você levou em conta as flutuações sazonais de vendas.

Inicie a sua projeção de fluxo de caixa adicionando o dinheiro em caixa no começo do período, com outros valores a serem recebidos de fontes diversas. Nesse processo, você acabará juntando informações de vendedores, representantes de serviços, notificações de recebimentos, do seu setor de crediário e do seu departamento financeiro. Em todos os casos, você estará formulando a mesma pergunta: quanto dinheiro, na forma de pagamentos de clientes, rendimentos de juros, taxas de serviços, recuperação parcial de dívidas podres, e outras fontes, estaremos recebendo, e quando

A segunda parte da configuração de projeções precisas de fluxo de caixa é o registro detalhado das quantidades e datas dos pagamentos que você próprio precisará desenbolsar. Isso significa não somente saber-se a hora em que cada centavo será gasto, mas também saber-se em quê cada centavo será gasto. Indique de forma discriminada na sua projeção cada saída significativa, incluindo aluguéis, inventários (quando pagos em dinheiro), salários e remunerações, taxas sobre vendas e outros, retidas ou a pagar, benefícios pagos, equipamentos pagos em dinheiro, honorários profissionais, utilidades, despesas de escritório, pagamentos de dívidas, publicidade, manutenção de veículos e equipamentos, combustível, e dividendos em dinheiro.

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Por mais difícil que possa parecer ao proprietário de um negócio preparar essas projeções, essa é uma das coisas mais importantes que ele tem a fazer. Projeções vêm imediatamente após planos de negócios e declarações de missão, entre as coisas que uma empresa é obrigada a fazer, se deseja desenvolver um planejamento sério do seu futuro.

Se você sempre recebesse o pagamento no ato da venda, você jamais teria um problema de fluxo de caixa. Infelizmente, não é assim que as coisas acontecem, mas ainda assim você pode otimizar o seu fluxo de caixa através da gestão das suas contas a receber. A idéia básica é aumentar a velocidade com a qual você transforma matérias-primas e suprimentos em estoques de produtos, estoques de produtos em contas a receber, e contas a receber em dinheiro.

Tentemos enumerar algumas técnicas capazes de suprir essa desejada aceleração: oferecer descontos a consumidores que pagam rápido; pedir a consumidores que efetuem depósitos no momento da emissão do pedido; consultar serviços de proteção ao crédito em todos os casos de novos clientes que não pagam em dinheiro; livrar-se de estoques velhos e obsoletos por qualquer valor que puder ser obtido; emitir a cobrança prontamente, e dar-lhe sequência de imediato, se os pagamentos demorarem a acontecer; monitorar as contas a receber, a fim de identificar e evitar consumidores inadimplentes. A instituição de uma política de entrega contra recebimento é uma boa alternativa à resolução drástica de simplesmente não fazer negócios com clientes inadimplentes.

O crescimento do total das vendas muitas vezes pode mascarar um monte de problemas – excessivamente bem, às vezes. Quando você está gerindo uma empresa em fase de crescimento, é preciso ficar de olho nas despesas. Não deixe-se levar pela complacência com a mera expansão de suas vendas. Toda vez que você notar as despesas crescendo mais rápido que as vendas, examine os custos cuidadosamente a fim de identificar pontos em que seja possível cortá-los ou controlá-los.

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Aqui vão mais algumas dicas de utilização sábia do seu caixa: aproveite plenamente os termos concedidos por seus credores – se uma dívida vence em 30 dias, não a pague em 15 dias; utilize transferências eletrônicas de fundos para realizar pagamentos no último dia de vencimento – você permanecerá em dia com seus fornecedores, e ao mesmo tempo irá reter o uso de seus fundos pelo maior tempo possível; comunique-se com seus fornecedores para que eles fiquem por dentro da sua situação financeira – se você em algum momento necessitar de adiar um pagamento, você precisará da confiança e da compreensão deles; considere cuidadosamente as ofertas de descontos feitas por vendedores mediante pagamentos antecipados – isso pode equivaler a dispendiosos empréstimos a seus fornecedores; não se concentre unicamente no menor preço na hora de escolher um fornecedor – às vezes a possibilidade de prazos de pagamentos mais flexíveis pode ser mais útil ao seu fluxo de caixa do que um preço baseado em uma barganha.

Mais cedo ou mais tarde, você anteverá ou ver-se-á em uma situação em que o dinheiro para pagar as suas contas vai faltar-lhe. Isso não significa que você é um fracasso como empreendedor – você é um empresário comum que nem sempre é capaz de predizer o futuro. E existem práticas de negócios normais, quotidianas, que podem auxiliá-lo a administrar essa lacuna.

A chave para a gestão de imprevistos de caixa é tomar ciência do problema de forma tão antecipada e precisa quanto possível. Bancos não têm muita simpatia por clientes que precisam do dinheiro “para ontem.” Eles preferem muito mais emprestar-lhe antes que você precise, de preferência com meses de antecedência. Quando o motivo de você ser pego de calças curtas é a sua falta de planejamento, um banqueiro não estará muito interessado em tirá-lo do sufoco.

Quando você perceber a tempo que irá algum dia ficar curto de grana, você poderá arranjar uma linha de crédito em seu banco. Isso permite que você tome dinheiro emprestado até um limite pré-estabelecido toda vez que precisar. Já que é muito mais fácil conseguir o dinheiro quando você não precisa dele, negociar uma linha de crédito antes de ficar totalmente duro é algo vital.

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Se os bancos não ajudarem, recorra a seguir aos seus fornecedores. Essa gente está muito mais interessada do que os banqueiros em manter você respirando, e eles provavelmente conhecem o seu negócio muito melhor do que eles. Você muitas vezes pode obter prazos estendidos de fornecedores – que equivalem a empréstimos a juros baixos – bastando para isso pedir. Isso é especialmente verdadeiro se você tem sido um bom cliente no passado recente, e manteve-os informados sobre a sua situação financeira.

Procure saber sobre a existência de serviços financeiros dispostos a pagar-lhe hoje pelas contas que, de outra forma, você só receberia daqui a semanas, ou mesmo meses. Isso implica em um custo extra, mas você eliminará a dor de cabeça da cobrança, e será capaz de financiar as suas presentes operações sem precisar recorrer a um empréstimo.

Peça a seus melhores clientes para acelerar os pagamentos. Explique a situação e, se necessário, ofereça um desconto. Você deve ir atrás dos seus piores clientes também – aqueles com faturas vencidas há mais de 90 dias. Ofereça-lhes um bom desconto se eles pagarem hoje.

Você pode ainda levantar dinheiro, vendendo e penhorando ativos tais como maquinário, equipamento, computadores, sistemas telefônicos e até mesmo mobília de escritório. Empresas de penhores podem estar dispostas a realizar as transações. Isso não é nada barato, porém, e você poderá perder os seus ativos se fracassar em pagar o resgate combinado.

Selecione com cuidado as contas que você pretende pagar. Não vá simplesmente pagar as contas menores, e deixar o resto acumular. Dê preferência à sua folha de pagamentos – empregados sem pagamento transformam-se rapidamente em ex-empregados. A seguir, pague os seus fornecedores cruciais. Aos outros, peça prazos adicionais ou realize pagamentos parciais.

Marco Fernandes

ProLucro Consultoria Empresarial

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