empresa na núvemO seu escritório usa. Sempre usou. Assim como cada um dos lugares em que você já trabalhou. O Microsoft Office tem sido o velho e venerável animal de serviço de empresas em todo o mundo, no curso das últimas duas décadas.

Agora, porém, os empresários têm uma alternativa. Na superfície, o Microsoft Office 365 e o Office 2013 oferecem funções quase idênticas. Mas não é a funcionalidade que torna mais difícil optar por um dos dois.

Um pequeno esclarecimento talvez seja necessário aqui. O Microsoft Office 365 é uma marca que reúne todos os atuais produtos do Office, incluindo o Office 2013 tradicional. Todas as ferramentas de sempre – Word, Excel, PowerPoint, etc. – estão disponíveis em ambas as versões. As diferenças críticas estão na mobilidade e no custo.

Como os seus antecessores, o Office 2013 é uma suite de softwares que você compra e instala em uma determinada máquina. O Office 365, por outro lado, é um serviço baseado na nuvem. Em vez de estar presos a um único computador, os usuários do Office 365 podem acessar versões de aplicativos do Office por meio de qualquer máquina capaz de rodar o sistema operacional Windows, incluindo tablets Surface e smartphones.

Por ser baseado na nuvem, o Office 365 oferece uma maior mobilidade às empresas, ao disponibilizar arquivos e aplicativos em quase qualquer máquina capaz de conectar-se à Internet. Por meio do Office on Demand, usuários podem logar-se e utilizar uma versão online dos seus aplicativos favoritos, seja lá onde estiverem. O Office on Demand é terminado no encerramento da sua sessão, e não é somado ao número de licenças que vêm no seu pacote preferido.

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Caso você precise de suas ferramentas em uma emergência, os usuários do Office 365 podem recorrer ainda ao Microsoft Web Apps, que reúne versões reduzidas e simplificadas do Word, Excel, PowerPoint e OneNote. O que você perde em funcionalidades, você ganha em conveniência (pelo menos, essa é a idéia). O Web Apps também inclui algumas ferramentas valiosas para blogueiros e gestores de conteúdo.

Apesar de o acesso à nuvem constituir-se em um dos principais argumentos de venda para o Office 365, isso também traz o potencial de tornar-se um inconveniente. Ainda que a maioria dos pacotes inclua também uma versão tradicional do Office, os serviços da nuvem (obviamente) só estarão disponíveis nas situações em que você tiver uma conexão à Internet. Uma questão menor, certamente, mas capaz de obrigar estradeiros com conexões pouco estáveis a optar pelo Office 2013 tradicional, e por um pesado laptop na maleta.

Deixando-se de lado o debate sobre o custo-benefício de serviços baseados na nuvem, o Office 365 introduz precificações de subscrição, tanto para empresas quanto para pessoas físicas. A profundidade que essa mordida terá no seu orçamento dependerá das funcionalidades que você desejar acessar. A Microsoft oferece pacotes para uso doméstico (Office 365 Home, para toda a família, ou Office 365 Personal, só para você) ou uso corporativo (Small Business, Small Business Premium, e Midsize Business). Pode-se pagar em uma base mensal, mas descontos são oferecidos nos pacotes anuais.

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Para empresas maiores, existe a versão Enterprise. Ao contrário das versões para pequenas empresas, a tarifa pelo Enterprise não é limitada a um número fixo de usuários.

O Office 2013, por outro lado, vem em apenas dois sabores empresariais. O Office Home and Business – que traz as ferramentas tradicionais – e o Office Professional, que, além delas, inclui adicionalmente o Access e o Publisher, e custa o dobro do Home and Business. Cada licença dá-lhe acesso permanente ao software em seu computador, sem a tarifa mensal.

Usuários do Macintosh também têm acesso ao Office 365, ainda que em uma versão mais antiga: os fãs da Apple têm de se conformar com o Office 2011, que não tem as novas atrações da última atualização do Windows.

Para a maioria das empresas, o Office 365 certamente parece ser a escolha óbvia. Uma maior mobilidade é algo crítico, e como a Microsoft encarrega-se de atualizar o software na própria nuvem, o seu departamento de TI fica à vontade para mover o foco para coisas maiores e melhores. E se você estiver preocupado com o preço das sessões, a Microsoft é obrigada a reembolsá-lo se o tempo conectado cair abaixo de um certo patamar.

Mas o Office 2013 ainda tem lá as suas utilidades. Com certeza ele continuará favorecido por aqueles usuários que nem sempre dispõem de uma conexão estável à Internet, ou aqueles que operam como consultores independentes, e que não necessitam de uma infra-estrutura mais sofisticada de informação.

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Marco Fernandes

ProLucro Consultoria Empresarial

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