Office 365: Mover ou não mover a sua empresa para a nuvem?
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Office 2013 ou Office 365: Mover ou não mover a sua empresa para a nuvem (eis a questão)

empresa na núvemO seu escritório usa. Sempre usou. Assim como cada um dos lugares em que você já trabalhou. O Microsoft Office tem sido o velho e venerável animal de serviço de empresas em todo o mundo, no curso das últimas duas décadas.

Agora, porém, os empresários têm uma alternativa. Na superfície, o Microsoft Office 365 e o Office 2013 oferecem funções quase idênticas. Mas não é a funcionalidade que torna mais difícil optar por um dos dois.

Um pequeno esclarecimento talvez seja necessário aqui. O Microsoft Office 365 é uma marca que reúne todos os atuais produtos do Office, incluindo o Office 2013 tradicional. Todas as ferramentas de sempre – Word, Excel, PowerPoint, etc. – estão disponíveis em ambas as versões. As diferenças críticas estão na mobilidade e no custo.

Como os seus antecessores, o Office 2013 é uma suite de softwares que você compra e instala em uma determinada máquina. O Office 365, por outro lado, é um serviço baseado na nuvem. Em vez de estar presos a um único computador, os usuários do Office 365 podem acessar versões de aplicativos do Office por meio de qualquer máquina capaz de rodar o sistema operacional Windows, incluindo tablets Surface e smartphones.

Por ser baseado na nuvem, o Office 365 oferece uma maior mobilidade às empresas, ao disponibilizar arquivos e aplicativos em quase qualquer máquina capaz de conectar-se à Internet. Por meio do Office on Demand, usuários podem logar-se e utilizar uma versão online dos seus aplicativos favoritos, seja lá onde estiverem. O Office on Demand é terminado no encerramento da sua sessão, e não é somado ao número de licenças que vêm no seu pacote preferido.

Caso você precise de suas ferramentas em uma emergência, os usuários do Office 365 podem recorrer ainda ao Microsoft Web Apps, que reúne versões reduzidas e simplificadas do Word, Excel, PowerPoint e OneNote. O que você perde em funcionalidades, você ganha em conveniência (pelo menos, essa é a idéia). O Web Apps também inclui algumas ferramentas valiosas para blogueiros e gestores de conteúdo.

Apesar de o acesso à nuvem constituir-se em um dos principais argumentos de venda para o Office 365, isso também traz o potencial de tornar-se um inconveniente. Ainda que a maioria dos pacotes inclua também uma versão tradicional do Office, os serviços da nuvem (obviamente) só estarão disponíveis nas situações em que você tiver uma conexão à Internet. Uma questão menor, certamente, mas capaz de obrigar estradeiros com conexões pouco estáveis a optar pelo Office 2013 tradicional, e por um pesado laptop na maleta.

Deixando-se de lado o debate sobre o custo-benefício de serviços baseados na nuvem, o Office 365 introduz precificações de subscrição, tanto para empresas quanto para pessoas físicas. A profundidade que essa mordida terá no seu orçamento dependerá das funcionalidades que você desejar acessar. A Microsoft oferece pacotes para uso doméstico (Office 365 Home, para toda a família, ou Office 365 Personal, só para você) ou uso corporativo (Small Business, Small Business Premium, e Midsize Business). Pode-se pagar em uma base mensal, mas descontos são oferecidos nos pacotes anuais.

Para empresas maiores, existe a versão Enterprise. Ao contrário das versões para pequenas empresas, a tarifa pelo Enterprise não é limitada a um número fixo de usuários.

O Office 2013, por outro lado, vem em apenas dois sabores empresariais. O Office Home and Business – que traz as ferramentas tradicionais – e o Office Professional, que, além delas, inclui adicionalmente o Access e o Publisher, e custa o dobro do Home and Business. Cada licença dá-lhe acesso permanente ao software em seu computador, sem a tarifa mensal.

Usuários do Macintosh também têm acesso ao Office 365, ainda que em uma versão mais antiga: os fãs da Apple têm de se conformar com o Office 2011, que não tem as novas atrações da última atualização do Windows.

Para a maioria das empresas, o Office 365 certamente parece ser a escolha óbvia. Uma maior mobilidade é algo crítico, e como a Microsoft encarrega-se de atualizar o software na própria nuvem, o seu departamento de TI fica à vontade para mover o foco para coisas maiores e melhores. E se você estiver preocupado com o preço das sessões, a Microsoft é obrigada a reembolsá-lo se o tempo conectado cair abaixo de um certo patamar.

Mas o Office 2013 ainda tem lá as suas utilidades. Com certeza ele continuará favorecido por aqueles usuários que nem sempre dispõem de uma conexão estável à Internet, ou aqueles que operam como consultores independentes, e que não necessitam de uma infra-estrutura mais sofisticada de informação.

Marco Fernandes

ProLucro Consultoria Empresarial

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