organizacao-pessoal-300x300O que é organização pessoal? Organizar é ação, é criar mecanismos para que o dia a dia fique mais simples, proveitoso, produtivo, com atividades realizadas de maneira mais rápida e assim sobrar tempo para o lazer, para ler um bom livro e para descansar.

A empresa precisa se organizar para que as atividades empresariais sejam desenvolvidas de forma dinâmica, para isso a empresa transforma conhecimentos em trabalho e consegue produzir bens ou serviços de interesse da sociedade.

Na vida pessoal não é diferente, é necessário organização para que a pessoa consiga realizar todas as atividades necessárias para manter o equilíbrio e sua sobrevivência. No dia a dia da pessoa moderna, ela precisa trabalhar ou estudar, fazer tarefas domésticas e ainda separar tempo para a vida social e para as compras.

Sem organização, a pessoa não consegue cumprir suas tarefas diárias, as pendências vão aumentando, os objetivos não são alcançados e terminam em frustração.

Mas a organização pessoal não é tão simples e dependem da qualidade de vida, administração do tempo e etc.

Para organizar a rotina é necessário que o profissional arrume tempo para se dedicar de forma eficiente á sua carreira, participar de estudos e cursos promovidos pela empresa e que resultarão no seu crescimento profissional.

A organização é uma habilidade humana e pode ser treinada e desenvolvida, tornando-se um hábito positivo.

Planeje para organizar

O primeiro passo, para organização pessoal é organizar a casa e o espaço de trabalho, crie um ambiente organizado em que todas as informações e utensílios estejam á mão. Compre etiquetas e organize a estante com ordem alfabética para pastas e livros.

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Antes de tomar posse em um novo emprego ou se mudar de cidade, reveja todos os produtos que devem ser comprados como malas, pague os boletos, mude endereços para que os contatos possam localizá-lo com eficiência.

Compre uma agenda, a agenda é necessária e deveria ser usada todos os dias, onde possam ser listadas as atividades a serem realizadas no dia e também organizar cronogramas com prazos importantes. Para aqueles que têm hábitos essencialmente tecnológicos a agenda pode ser criada nos e-mails, celular e nos programas próprios de computador. O importante é que se tenha uma agenda com alerta para avisos de tarefas importantes. À medida que as tarefas estão sendo concluídas é importante riscar todos os compromissos e assim ir executando os próximos da lista.

Utilize também a ferramenta tarefas do e-mail e liste tarefas importantes para compromissos como preparar relatório, escrever artigo, ler documentos e outros. Utilize calendário para tarefas, horários específicos como reuniões, consultas médicas, academia e etc.

Ladrões de tempo

Alguns hábitos desenvolvidos pelas pessoas no dia a dia acabam funcionando como ladrões de tempo, entre estes hábitos estão o hábito de ler regularmente a caixa de e-mails e atender telefonemas em demasia, dessa forma tem-se que a pessoa deve parar constantemente para atender telefone ou ler e enviar e-mails, para que essas atividades não se tornem “ladrões de tempo” é necessário organização.

  • Caixa de e-mails

Separe um tempo para organizar a caixa de e-mails no horário em que há mais fluxo de entradas importantes na caixa de e-mail que pode ser pela manhã ou tarde. De forma o horário em que o e-mail recebe maior fluxo de entradas, os e-mails devem ser organizados com a leitura dinâmica, separando e-mails a serem excluídos, respondidos, arquivados ou encaminhados.

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Para não receber mensagens desnecessárias, livre-se dos spams, mantendo a caixa o mais vazia possível, administre a caixa de e-mails para receber as mensagens de trabalho e assim que as tarefas forem cumpridas vá excluindo para não haver duplicação de mensagens.

Organizar e-mails se torna mais complicado para profissionais que precisam trabalhar com dez contas de e-mails, por isso para administrar essas contas e não deixar passar informações importantes é necessário fazer uso do suporte tecnológico. Para gerenciar bem o e-mail, o usuário pode configurar para que todas às vezes quando clicar, deletar a mensagem irá automaticamente para o arquivo do e-mail, assim diminui o risco de deletar algo importante.

  • Telefonemas

Recebidos os telefones importantes de clientes, de algum resultado esperado, telefonemas do chefe e os telefonemas de familiares que devem estar sempre no mesmo horário, para isso é necessário conversar com a família. Desligue o celular e o coloque em desvio de chamadas no fixo, porque senão como arrumar tempo para participar de reuniões, estudar, trabalhar no computador e etc.

Pessoas que passam o dia atendendo telefone e não são do telemarketing não possui tempo para mais nada.

  • Não se estresse

O resultado de uma organização pessoal é livrar-se do estresse, de não ter tempo, de estar sempre atrasado e de nunca conseguir entregar o trabalho no prazo.

Outra forma de não se estressar é saber administrar ansiedades e crises pessoais, as pessoas que conseguem manterem-se tranquilas diante de crises e momentos de ansiedade, conseguem manter uma saúde física, mental e ainda se organizar para alcançar seus objetivos, mesmo com tantas tarefas e preocupações.

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Por fim, acredite em si mesmo e no seu potencial de organização pessoal e conte com agendas, com a tecnologia, post-it e outras ferramentas e mãos á obra.

ProLucro

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