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Planilha 5W2H – O que é, como fazer e quando utilizar

O que é planilha 5W2H?

planilha 5W2H nada mais é que um planejamento, um plano de Ação. É uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada em qualquer empresa quando existe um objetivo, um “o que”, a ser alcançado de forma organizada e planejada, descriminando como serão realizadas as ações, porquê, por quem, quando, onde e quanto irá custar para a empresa.

É um método muito simples que agiliza todos os processos de uma empresa, ou seja, se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a planilha 5W2H. Além disso, em um mercado altamente competitivo, a falta de planejamento de ações e processos pode gerar inúmeros prejuízos, além de perda de vantagem competitiva.

Para entender a planilha 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta.

O que significa 5W2H?

Seu nome não é por acaso, pois designa uma sigla que contem todas as iniciais dos processos em inglês, sendo:

What O que será feito (etapas)
Why Porque será feito (justificativa, benefícios)
Where Onde será feito (local, departamento)
When Quando será feito (início e término – Tempo/ Cronograma)
Who Por quem será feito (responsabilidade)
How Como será feito (método, atividades, processos)
How much Quanto custará fazer (custo)

Existem também duas variações da planilha 5W2H:

5W1H > sem o How Much (quanto custará)

5W3H > que inclui a etapa “How many” (quantos).

planilha 5w2h o que e como fazer quando utilizar

Importância da planilha 5W2H

Em uma empresa que deseja crescer e fazer bons planejamentos, a planilha 5W2H é extremamente útil. O melhor é que pela sua praticidade, ela pode ser feita em organizações de qualquer porte, pois não necessita de uma equipe técnica especializada desde que tenha alguém que saiba realizar todo o processo e organizá-lo de maneira a obter muito sucesso.

É um método muito simples que agiliza todos os processos de uma empresa, ou seja, se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a planilha 5W2H. Além disso, em um mercado altamente competitivo, a falta de planejamento de ações e processos pode gerar inúmeros prejuízos, além de perda de vantagem competitiva.

Como fazer a planilha 5W2H

planilha 5w2h o que e como fazer quando utilizar

Para fazer a planilha 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta. Após o término de sua planilha, ficará algo como o exemplo abaixo (a ordem das colunas não irá afetar o andamento da planilha desde que “What” seja feito em primeiro lugar):

Etapa

Passo

Pergunta a ser respondida

O que preencher?

1 What? O que será feito? A resposta nada mais é do que o objetivo que você deseja alcançar. Será feito melhorias na produção, aumento de vendas, etc.?
2 Why? Por que isso será feito? Quais os motivos que justificam o que será feito (What). É para melhorar algo, resolver um problema ou o quê?
3 Where? Onde (em que local) será feito? Muitos “pulam” esta parte da planilha 5W2H porque consideram que o local sempre será a empresa em si. É importante detalhar ainda mais o lugar onde será executada a ação, como por exemplo, o departamento responsável. Se a empresa for micro ou pequena e não estiver dividida em departamentos, então pode colocar somente “empresa”.
4 Who? Quem irá fazer? Sabe o seu objetivo inicial (What)? Quem irá te ajudar a alcançá-lo? Se para chegar lá é preciso a elaboração de diversos processos e ações, quem ficará responsável por cada ação? Cuidado para não designar pessoas erradas ou irresponsáveis para realizar determinadas ações, pois isso pode prejudicar o prazo (When) e custos (How Much).
5 When? Quando será feito? Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que o objetivo principal seja alcançado. Assim, nesta parte a resposta deve ser uma data para a execução da ação.
1 How? Como será feito? Detalhe qual o processo que será feito para atingir o seu objetivo. Tente ser o mais específico possível.
2 How Much? Quanto irá gastar? Hummm…chegou o momento de mexer no bolso e ver o quanto irá gastar com este plano de ação. Não se esqueça de incluir todas as despesas com pessoal (Who), equipamentos, processos, etc. Por isso é importante seguir as etapas anteriores de maneira correta para fazer o cálculo preciso de quanto custará e ver se isso se adéqua aos seus recursos disponíveis.

Conclusão

Respondidas as perguntas de maneira correta, sua planilha 5W2H estará completa e depois é só colocar tudo em prática… Mas, antes, sugiro que leia nossa dica empresarial logo abaixo.

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A metodologia 5h2h vai te ajudar a fazer o que quiser de forma mais eficiente. Mas antes é preciso responder algumas perguntas:

  • Sua empresa possui metas claras e objetivas?
  • Sua empresa tem um planejamento profissional para alcançá-las?
  • A execução desse planejamento está em dia?

Antes de fazer as coisas, é preciso saber se o que pretende fazer é o mais indicado para sua empresa. Se não for assim, a metodologia 5w2h só vai te levar pro lugar errado mais rápido. E você pode não conseguir voltar.

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