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Você já submeteu a sua empresa a uma auditoria interna?

Auditoria InternaPara a maioria dos proprietários de pequenos negócios, o termo “auditoria interna” não é exatamente inspirador ou motivador. Há uma tendência de associarmos auditorias com o temor avassalador de contadores e fiscais do imposto de renda. Há também a possibilidade de considerarmos auditorias como algo feito apenas por mega-corporações.

Auditorias internas, porém, podem ser úteis para pequenas empresas também. Elas podem ser realizadas com relativa facilidade e sem muitos custos, e o resultado final é uma melhor compreensão da forma em que a sua empresa é operada. Quanto mais você souber sobre a maneira em que a sua pequena empresa funciona, maiores as suas chances de implementar mudanças positivas, maximizar a eficiência e injetar otimismo e moral na sua equipe.

Auditores examinam dados, analisam a informação coletada, e então relatam as suas conclusões. Quando isso é feito pela própria equipe da empresa, trata-se de uma auditoria interna; quando é feito por uma organização de fora, trata-se de uma auditoria externa. Os resultados da sua auditoria interna não destinam-se ao consumo público. Eles são produzidos estritamente para o seu uso privado, com o fim de avaliar os pontos fortes e fracos do seu negócio.

O objetivo final de uma auditoria interna é gerar um relatório e recomendar melhorias a serem implementadas, e então reavaliadas. Auditorias são especialmente benéficas para proprietários de pequenos negócios que vislumbram abrir o capital de suas empresas em algum ponto do futuro.

Dependendo dos objetivos da sua auditoria, há várias áreas diferentes que você poderá querer investigar: gestão, infra-estrutura e segurança de TI, satisfação de clientes, conformidade (algo particularmente importante para empresas em uma indústria sujeita a um alto grau de regulação institucional), finanças e operações de negócios.

Se o seu negócio é realmente pequeno, ou se os seus recursos já estão próximos de uma otimização máxima, você pode considerar em vez disso a execução de uma auto-avaliação interna em pequena escala, onde você solicita a seus empregados que respondam a um questionário sobre a empresa. Isso não é tão rigoroso quanto uma auditoria propriamente dita, mas é algo valioso para identificarem-se áreas de alto risco.

Lembre-se que a meta da auditoria deve ter o seu foco em formas de melhorar o seu negócio. Cuide para que o foco não seja desviado para aquilo que está errado, e em vez disso peça a seus empregados para identificar maneiras pelas quais as operações do dia a dia possam ser melhoradas.

Estabeleça um plano para implementar melhorias através da totalidade do seu negócio. Se você concentrar toda a sua energia em uma única área do negócio, isso poderá desequilibrar a sua empresa e isso acabará fazendo mais mal do que bem. Assim, se a organização e o planejamento forem uma prioridade de um departamento, eles devem ser também uma prioridade para o negócio como um todo. Afinal de contas, o pessoal da sua contabilidade terá problemas se a documentação recebida dos seus colegas não estiver, ela também, bem organizada.

Mantenha relatórios escritos delineando as questões críticas, bem como o seu plano para ir adiante. Em anos futuros essa informação será valiosa, e irá ajudá-lo a determinar aquilo que funciona e aquilo que não.

Finalmente, encoraje e incentive os seus empregados a expressarem-se com franqueza. Quaisquer temores de consequências negativas por revelar verdades desagradáveis sairão pela culatra, uma vez que o objetivo central da auditoria é reconhecer problemas e corrigi-los.

Marco Fernandes

ProLucro Consultoria Empresarial

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